Politique de confidentialité

Section 1

L'essentiel

• Résidence au Québec.Vos données sont hébergées et traitées dans la région de Montréal.
• Exclusion de l'entraînement.Vos données ne servent à entraîner aucun modèle, ni chez AtomicMD ni chez ses fournisseurs.
• Finalités limitées.Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins de publicité ou de profilage.
• Décision humaine.AtomicMD formule des propositions et le médecin décide.
• Exercice de vos droits.Une demande écrite est prise en charge par le responsable de la protection des renseignements personnels.

Section 2

Ce que nous recueillons

Source des renseignements. Les renseignements concernant un patient sont transmis par son médecin dans l'exercice de sa profession, par dictée, saisie ou photographie d'un document. AtomicMD ne recueille pas de renseignements directement auprès du patient et ne dispose pas de ses coordonnées.

La voix du médecin. La dictée repose sur l'enregistrement de la voix du médecin. Le médecin peut également choisir d'enregistrer une rencontre après avoir informé la personne concernée, obtenu son accord et attesté cet accord dans l'application. L'enregistrement exige toujours une action du médecin.

Le texte clinique du cas. Ce que le médecin dicte ou écrit est transcrit, puis analysé par AtomicMD, au Québec. Avant tout traitement de ce texte par un modèle, qu'il s'agisse de mettre en note, d'analyser le cas, de rédiger une entrée de suivi, de répondre à une question ou de préparer la facturation, les identifiants directs (nom, numéro d'assurance maladie, date de naissance, numéros de téléphone et d'assurance sociale, civière) sont retirés du texte et remplacés par des jetons neutres. Les valeurs cliniques sont conservées.

L'image d'un document, lorsque le médecin en demande la lecture. Elle est transmise telle quelle au modèle de lecture, à Montréal, traitée en mémoire, puis supprimée ; seul le texte retenu est conservé.

L'identité de la visite : une étiquette, l'âge, le sexe, la civière ou le lit, le motif de consultation, le numéro d'assurance maladie quand il sert à facturer, et, lorsqu'une carte a été lue, le nom et la date de naissance qui y figurent.

Ce qui est transmis aux modèles d'intelligence artificielle. Trois objets : l'audio de la dictée ou de la rencontre enregistrée, tel quel, au service de transcription ; la photographie d'un document, telle quelle, au modèle de lecture ; et le texte clinique, dépouillé de ses identifiants directs, accompagné de l'âge, du sexe et du motif de consultation, qui font partie du contexte clinique nécessaire à l'analyse du cas. Le nom, le numéro d'assurance maladie, la date de naissance et la civière connus de la visite, ainsi que les numéros d'assurance maladie, de téléphone et d'assurance sociale reconnaissables à leur format, sont remplacés par des jetons neutres dans le texte transmis. Tous ces traitements s'exécutent au Québec, dans la région de Montréal.

Votre compte : le courriel, le nom, le numéro de permis si vous choisissez de le fournir, et vos consentements.

Section 3

Finalités du traitement

Vos renseignements servent à cinq finalités : vous rendre le service (transcrire, structurer la note, préparer les documents et la facturation), le sécuriser (authentifier, journaliser les accès, détecter un usage anormal), vous joindre quand c'est nécessaire, améliorer le service à partir des réactions du médecin sur les propositions, sous forme dépersonnalisée et sans lien avec la visite, et vérifier la qualité et la sécurité des propositions de l'intelligence artificielle. Pour cette dernière finalité, la solution conserve, pour chaque appel à un modèle, ce qui lui a été envoyé et ce qu'il a répondu (la trace de décision), pendant 90 jours. Un médecin désigné par Technologies AtomicMD inc., tenu au secret professionnel, peut lire une trace que le médecin utilisateur a mise en cause par une réaction ou un signalement, ou un échantillon restreint tiré au hasard, aux seules fins de cette vérification. Chaque lecture est inscrite au journal, une trace mise en cause est conservée jusqu'à sa revue et au plus six mois, et rien n'en sort sous une forme qui permette d'identifier une personne.

Ils ne sont ni vendus, ni utilisés à des fins de publicité, de profilage ou d'entraînement d'un modèle. Ils ne servent pas à rendre une décision automatisée.

Section 4

Les consentements

L'écoute ambiante d'une rencontre exige l'accord du patient. Avant d'ouvrir le micro, l'application affiche au médecin la phrase à dire au patient (ce que l'outil fait, la transcription, la suppression de l'enregistrement dans les 48 heures, le droit de refuser ou de demander d'arrêter à tout moment, sans conséquence sur les soins) et lui demande d'obtenir son accord ; le médecin l'atteste d'un clic, et l'écoute reste fermée tant que l'attestation n'est pas posée. La version du texte attesté, phrase comprise, et la date sont conservées sur la visite, et l'attestation laisse une trace au journal, sans contenu clinique. Le patient peut refuser sans aucune conséquence sur ses soins, et retirer son accord en tout temps : le médecin retire alors l'attestation dans l'application, ce qui supprime sur-le-champ l'audio de la rencontre et laisse une trace au journal.

Les consentements du médecin sont séparés et gérés un par un, depuis ses réglages : chacun porte son état, la date de la décision et la version du texte accepté, et se retire en un clic au même endroit.

Consentement explicite. Tout consentement facultatif est décoché par défaut. Les courriels de service, codes de vérification et avis de sécurité sont traités indépendamment de ces consentements.

Section 5

Utilisation de l'intelligence artificielle

AtomicMD transcrit la dictée, structure la note, propose un diagnostic différentiel, prépare des documents et met en forme la facturation. Ces traitements emploient des modèles de langage exécutés au Québec, dans la région de Montréal, chez notre fournisseur d'hébergement infonuagique.

AtomicMD formule des propositions sans poser de diagnostic, prescrire ou orienter une personne. Chaque proposition est soumise à la vérification et à la signature du médecin; elle ne constitue donc pas une décision automatisée au sens de la Loi 25.

Vos données sont exclues de l'entraînement des modèles, tant chez Technologies AtomicMD inc. que chez ses fournisseurs.

La trace de chaque décision. Chaque appel à un modèle laisse une trace : ce qui lui a été envoyé, après le retrait des identifiants, et ce qu'il a répondu, avec la version des instructions, le modèle et la durée. Cette trace permet de reconstituer une proposition et d'en vérifier la qualité (section 3). Elle suit la conservation du contenu clinique de la visite (section 7).

Intervention humaine. Toute observation sur un contenu clinique est adressée au médecin traitant, qui l'a relu et signé et peut le corriger. Le responsable de la protection des renseignements personnels reçoit et traite les observations concernant l'application.

Section 6

Qui traite quoi, et où

Nous travaillons avec un nombre limité de sous-traitants d'infrastructure, chacun chargé d'un rôle précis, tous dans la région de Montréal :

Le site public, qui ne traite aucune donnée clinique ni de compte, est diffusé par un réseau mondial.

La facturation d'exercice est destinée à la Régie de l'assurance maladie du Québec, comme la loi le prévoit. L'homologation de la solution par la Régie a été obtenue en septembre 2026, dans son environnement d'essai, avec des identités substituées. Technologies AtomicMD inc. est inscrite à la Régie comme agence de facturation depuis octobre 2026. Pour le médecin qui lui confie sa facturation, une fois son autorisation confirmée par la Régie, AtomicMD transmet à la Régie les demandes que le médecin a validées, avec les renseignements qu'elle exige, et reçoit ses réponses. Le médecin qui garde son agence exporte sa facturation : AtomicMD ne transmet alors rien en son nom.

Chaque sous-traitant est lié par contrat et traite vos données uniquement pour rendre le service, à l'exclusion de ses propres fins et de l'entraînement d'un modèle. Le document Gestion des fournisseurs et son registre décrivent les exigences qui leur sont imposées et les preuves obtenues.

Section 7

Combien de temps

AtomicMD limite les données conservées et leur durée de conservation.

Les purges sont automatiques et périodiques : chaque donnée porte son échéance, calculée au moment de l'écriture, et un balayage supprime ce qui l'a dépassée.

Ce qui fonde ces durées. Les renseignements cliniques sont détenus pour le compte du médecin, dans l'exercice de sa profession et sous sa responsabilité déontologique ; le dossier officiel reste celui de son établissement. Le numéro d'assurance maladie n'est détenu que parce que la Régie l'exige pour la facturation. La facturation d'exercice est conservée au titre des obligations professionnelles et fiscales du médecin. Tout le reste est détruit à l'échéance de sa classe.

Section 8

Vos droits

Le médecin exerce l'essentiel de ses droits directement à l'écran : consulter et exporter son dossier, corriger sa note, supprimer un dossier ou son compte. L'export du compte remet, dans des formats ouverts et courants, lisibles sans logiciel particulier, les données structurées de votre compte et de chaque visite (JSON), les documents (HTML) et le journal des accès vous concernant (CSV) ; l'export d'une visite remet ses documents. Il est accessible directement, sans demande préalable ni dépendance envers Technologies AtomicMD inc. L'audio et le texte brut d'une feuille de triage n'y figurent pas : ils s'obtiennent par une demande écrite au responsable, tant qu'ils sont conservés (l'audio pendant quarante-huit heures, la feuille de triage avec la visite). Les renseignements d'identité lus sur la carte figurent en en-tête des documents exportés.

Pour tout le reste, accès, rectification, retrait d'un consentement, suppression, désindexation, plainte ou simple question : écrivez au responsable, à confidentialite@atomicmd.ca.

Traitement de la demande. Nous accusons réception, nous vérifions votre identité par un moyen proportionné à ce qui est demandé, et nous répondons au plus tard trente jours après la demande, comme la loi l'exige. Un refus est motivé par écrit, avec la disposition qui le fonde et le recours qui vous reste. Chaque demande et son traitement sont consignés.

Pour un patient : la personne en mesure de réviser ce qui a été écrit à son sujet est son médecin, et les documents versés au dossier de l'établissement suivent les règles de cet établissement.

Cessation de diffusion et désindexation. Le contenu clinique est conservé dans l'application et n'est ni publié, ni diffusé, ni indexé sur le site public. Une demande de désindexation est donc traitée comme une demande de destruction, sous réserve des obligations légales de conservation. Toute restriction est expliquée au demandeur.

Après un décès. Le conjoint et les proches parents d'une personne décédée peuvent recevoir les renseignements la concernant lorsque la loi le permet, et la personne peut de son vivant s'y opposer par écrit. La solution ne tient pas le dossier du patient : une telle demande se traite auprès de l'établissement, et nous y prêtons assistance pour ce qui vit chez nous.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Section 9

Mesures de protection

Vos données sont chiffrées en transit et au repos. Les mots de passe sont conservés sous une forme protégée et chaque compte exige un second facteur d'authentification. Le cloisonnement associe chaque dossier à son médecin et empêche un compte d'accéder aux dossiers d'un autre. Un journal non modifiable conserve la trace des gestes sensibles.

Section 10

En cas d'incident

Tout incident de confidentialité est consigné à un registre. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées sont avisées, comme la loi le prévoit.

Section 11

Le responsable

Le responsable de la protection des renseignements personnels est Charles Kalash. Il peut être joint à confidentialite@atomicmd.ca.

Section 12

Le compte et le site public

Le compte du médecin porte le courriel, le nom, le numéro de permis s'il choisit de le fournir, et ses consentements, consignés avec la date et la version du texte accepté.

Notre site mesure son audience lui-même, sans témoin, outil de mesure tiers ou création de profil. Pour chaque page vue, il note la page, le site d'où vous arrivez, le temps passé et la part de la page lue, les boutons utilisés, les erreurs d'affichage, le type d'appareil, de système et de navigateur, ainsi que la région et la ville déduites par notre hébergeur. Votre adresse IP n'est ni lue ni conservée, et aucune de ces lignes n'est reliée à une autre ni à une personne. Ces données sont hébergées au Québec et effacées après douze mois.

Lorsque vous créez un compte, la provenance de votre inscription (par exemple le lien ou le code QR par lequel vous êtes arrivé) est conservée avec votre compte, pour savoir quels moyens nous font connaître.

L'application pose le témoin de votre session (soixante minutes d'inactivité au navigateur, sept jours dans l'application mobile) ; des témoins temporaires d'authentification de quelques minutes (attente du code, enrôlement du second facteur, clé d'accès, avis de connexion), qui n'ouvrent aucune donnée ; et, si vous le demandez en cochant « ne plus demander sur cet appareil », un témoin d'appareil de confiance de trente jours que vous révoquez depuis l'écran de votre compte. L'adresse de provenance de vos requêtes est conservée au journal de sécurité pendant trois ans. Aucun témoin de mesure d'audience, publicitaire ou tiers n'est utilisé.

Les témoins de session et d'authentification sont nécessaires au service : ils servent uniquement à vous reconnaître d'une page à l'autre et à protéger votre connexion, et la loi n'exige pas de consentement pour eux ; la présente politique vous en informe. Le témoin d'appareil de confiance n'est posé que si vous le demandez. Aucun de ces témoins ne sert à vous suivre ni à établir un profil.

Section 13

Les mineurs

La solution s'adresse aux médecins et les comptes sont réservés aux personnes majeures. Un patient mineur peut être documenté par son médecin selon les mêmes règles de conservation et de protection que les autres patients.

Section 14

Mises à jour

Toute modification de cette politique porte sa date en tête, et la version en vigueur est publiée ici.